Így válhat a jövő könyvelőjévé!

Az Adózóna cikke 

Csak úgy kapkodják a fejüket a könyvelők az elmúlt években szélsebesen hódító digitalizáció láttán. Mi lesz a dolguk a jövőben, mire jut majd több idejük, hogyan tarthatnak lépést a változásokkal, tudnak-e majd egyszerűen és gyorsan informálódni, naprakészek, – és ahogy eddig is – nélkülözhetetlenek lenni? Mutatjuk a lehetséges válaszokat.

Egy könyvelő feladata alapvetően a bizonylatok törvény szerinti rögzítése, és az ezek alapján meghatározott bevallások elkészítése. Sokan azonban ennél lényegesen többet tesznek. Például vállalkozásindítási, adózási tanácsot adnak, illetve alapvető vállalkozási információkat nyújtanak. Jelesül mikor, mit kell ráírni egy számlára, kötelező-e a bélyegző használata (rég nem!), kell-e minden vállalkozónak bankszámla. S természetesen kapcsolatot tartanak fenn az ügyfelükkel, szóban és írásban, ami sok időt vesz igénybe. Egy könyvelő munkájának jelentős részét teszi ki az adatrögzítés is. Emellett folyamatosan tovább kell képeznie magát, hogy szakszerű választ tudjon adni az ügyfelei kérdésére és megfelelően ki tudja tölteni a bevallásokat, az adatbejelentőket.

E rengeteg feladat ellátását könnyíthetik meg jelentősen a különböző digitális megoldások – hangsúlyozza a Vállalkozás Okosan honlapot működtető Szilágyi Anita közgazdász, mérlegképes könyvelő. Mindenekelőtt a számlázóprogramok, amelyekből kinyerhetők a kimenő számlák adatai. Ami azonban nem azt jelenti, hogy azokat ne kelljen egyenként ellenőrizni és minősíteni a gazdasági eseményt. Nem szabad azt hinni, hogy ha egy vállalkozó kiállít száz számlát egy hónapban, akkor a könyvelőnek csak annyi a dolga, hogy azokat egy gombnyomással beemeli a könyvelési programba és ezzel kész is a könyvelés. Ellenőrizni kell, hogy e számlákat megfelelően állították-e ki, a helyes adókulcsot alkalmazták-e, szerepel-e rajtuk minden olyan kötelező adat, amit a törvény előír.

Léteznek már olyan megoldások is, amelyekkel nemcsak a kimenő, hanem a bejövő számlákat is lehet rögzíteni elektronikusan, és ezeket automatikus kontírozással lekönyvelni. De itt is szükséges az ellenőrzés.

Egy könyvelő számára elengedhetetlen, hogy haladjon a korral, azaz ismerje meg, tanulja meg, és használja ki e megoldások előnyeit – mutat rá Lakatos Zsuzsa transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Tanácsadó Kft. ügyvezetője. El kell sajátítania azokat az újdonságokat, amelyekkel mind a saját, mint az ügyfelei munkáját megkönnyítheti. Ilyen az online számlázóprogramok használata, amelyek nem igényelnek óriási beruházást, s képesek a törvény által előírt bevallások nagy részét NAV-állóan elkészíteni. Ezzel valóban lehet időt megtakarítani.

Az idén bevezetett változások már ízelítőt adtak abból, hogy hogyan is fog működni a jövőben az elektronikus adatszolgáltatás a hivatalok, mindenekelőtt a NAV felé. A könyvelők megismerkedhettek a cégkapuval, az e-papírral, az elektronikus hitelesítéssel. S ezt még fokozta az online számla adatjelentési kötelezettség, amely jelenleg még értékhatárhoz kötött, de nem titkolt szándék, hogy a jövőben ez minden számlára kiterjedjen. Ha ez valóban megvalósul, akkor elvileg a könyvelő látni fogja az összes kimenő és bejövő számlát, ami belföldre vonatkozik.

Sajnos, ma az esetek többségében tűzoltás van, nem előre tervezés, azaz sok kisvállalkozás nem foglalkozik az üzleti partner leellenőrzésével, nem kér előleget, és fut a pénze után, ha nem fizetik ki a számláját. Nem vezet cash-flowt, szívbajt kap huszadika előtt az áfa összegétől, pedig ezeket lehet előre tervezni. Mindebben igenis tud segíteni a könyvelő vagy egy tanácsadó – véli Szilágyi Anita.

Pedig az ügyfelek egyre inkább elvárják, hogy online belelássanak az adataikba, azok naprakészen legyenek, mivel ezek alapján hozzák meg az üzleti döntéseiket. Méghozzá minél gyorsabban, ennek az élesedő piaci versenyben egyre nagyobb a jelentősége – jegyzi meg Vuray György, a Vállalkozás Okosan társalapítója. Megfelelő adatok birtokában például egy beszállítói tárgyaláson könnyebben adhat egy vállalkozó olyan ajánlatot, ami a számára is előnyös, mivel nem hasraütésszerűen dönt. Vagy több értékesítési csatorna közül hatékonyabban tudja kiválasztani mondjuk azt a hármat, ahol érdemes erősíteni a cég jelenlétét, mert a többihez képest azoknak jobb a megtérülésük. E döntéstámogatás alapja lehet a könyvelés, pontosabban a könyvelő birtokában lévő – bizonylatok formájában létező – adatvagyon. Ennek elsődleges, a vezetés által elvárt formátumban történő feldolgozása lehet – megállapodás esetén – a könyvelő feladata.

Ezt az igényt is figyelembe kell vennie a könyvelőnek és olyan programot használnia, ami ezt lehetővé teszi. Az ilyen programok beszerzése pénzbe kerül, azaz el kell fogadtatni a vállalkozóval, hogy ha többletszolgáltatást szeretne, akkor ez bizony többe fog kerülni, mint a „hagyományos” könyvelő díja.

Ám a vállalkozónak és a könyvelőnek amúgy is egy csapatban kell dolgoznia, mivel együtt sokkal hatékonyabbak. A könyvelőnek meg kell tanítania a vállalkozót a közös hangra, hogy megértsék egymást. Például, hogy szóljon az ügyfél, ha valami újdonságba kezd, és ne kész tények elé állítsa a könyvelőt, aki akkor már nem biztos, hogy hatékonyan tud segíteni. Ehhez nincs mese, le kell ülni az ügyféllel, amire sajnos sok könyvelő nem szán időt, megelégszik azzal, hogy a törvényi minimumot biztosítsa – figyelmeztet Lakatos Zsuzsa.

Szilágyi Anita nem ért egyet azzal a vélekedéssel, miszerint kihal a könyvelő szakma, annak tagjaira nem lesz szükség, jönnek a robotok és elveszik a munkájukat. Azokat a könyvelőket kétségtelenül veszély fenyegeti, akik nyomott áron dolgoznak, hogy így szerezzenek minél több ügyfelet. Emiatt viszont nem marad idejük a tanácsadásra, az elemzésre, esetleg még a továbbképzésre sem. Ebben az esetben tényleg csak adatrögzítés a könyvelés. Ám ha a digitalizációnak köszönhetően a könyvelőknek kevesebb időt kell tölteniük az adatrögzítéssel, akkor jobban ráérhetnek a számok közötti összefüggések feltárására, elmagyarázására, ami által a vállalkozók üzleti döntései megalapozottabbak lehetnek.

Mert bizony a könyvelőkből tanácsadók lesznek. Már most is elvárás, hogy mindent a könyvelő oldjon meg, bérszámfejtést, könyvelést, adótanácsadást, pénzügyeket és a kontrollingot, ám mindenhez nem érthet. Szakosodni kell, azaz egy-egy területen kiemelkedő tudással rendelkezni, szakértővé válni, folyamatosan azon gondolkodni, mivel tudnak többletértéket adni. Ilyen speciális terület lehet Lakatos Zsuzsa szerint a kisvállalati adózással kapcsolatos tanácsadás, miután ezen adónem egyre nagyobb teret nyer, vagy a likviditásmenedzsment, esetleg egy külföldi érdekeltségekkel is rendelkező cégcsoport adózásának a megtervezése. Ugyanakkor az sem árt, ha több könyvelő összefog egymással, valamint adótanácsadóval, bérszámfejtővel, aki egy másik területhez ért. Lehet együttműködési pont egymás szolgáltatását ajánlani, hogy a vállalkozó minden felmerülő problémáját közösen meg tudják oldani, és ne engedjék el az ügyfél kezét.

Kétségtelenül nem lesz könnyű a könyvelőknek lépést tartaniuk a változásokkal. Nagyon nehéz, szinte lehetetlen egy könyvelőnek egyszerűen és gyorsan informálódnia és naprakésznek lennie. Rengeteg időt vesz igénybe már a törvényi változások követése is, nemhogy a csaknem naponta megjelenő új informatikai megoldások tanulmányozása, tesztelése, elsajátítása. Figyelniük kell a szakmai oldalakat, online hírleveleket járatni, követni a szakmai cikkeket, valamint konferenciákon rendszeresen frissíteni a tudásukat.