Nem megszünteti, felértékeli a könyvelők munkáját a digitalizáció (OTP eBIZ cikke)

2017 végén készítettünk egy felmérést, a Nagy Könyvelőteszt keretében, melyben arra voltunk kíváncsiak, hogy mi okoz nehézséget a könyvelők számára és mi segíti munkájukat. Továbbá mennyire könnyű vagy nehéz az ügyfeleikkel a kommunikáció. Két részben mutatjuk be a Nagy Könyvelőteszt eredményeit.

Az OTP eBIZ-t azért is fejlesztjük, hogy azoknak a könyvelőknek, akik használják az OTP eBIZ alkalmazást, a napi munkája gördülékenyebb legyen, és ezáltal az érdemi munkára tudjanak koncentrálni a digitalizálható adminisztrációs feladatok helyett.

A digitalizáció már a spájzban van

A digitalizációval komoly változások előtt áll a könyvelői szakma. A Magyar Adótanácsadók és Könyvviteli Szolgáltatók Országos Egyesületének elnöke szerint 10 éves távlatban fel kell készülni arra, hogy el fog tűnni a szakma, legalábbis a ma ismert formájában. Ez a vészjósló kijelentés azonban nem feltétlenül jelent rosszat a könyvelők számára, hiszen nem arról van szó, hogy munkájuk feleslegessé válik, hanem épp, hogy felértékelődik az olyan folyamatok automatizálásával, amit egy gép is el tud végezni.

Van megoldás a könyvelők túlórázására

Ahhoz, hogy lássuk mivel telnek a könyvelők mindennapjai, mi jelent kihívást számukra és mi az, ami segíti őket a siker elérésében, készítettünk egy kérdőív sorozatot (A Nagy Könyvelőteszt), amit több mint 1000 szakmabeli töltött ki. Ebből jól látszik, hogy a könyvelők közel felére (48 %) jellemző a túlóra, a kora reggeltől késő estébe nyúló munkavégzés. Már 3/4-üknél (74 %) fordul elő, hogy a hétvége vagy a késő esti órák is munkával telnek.

A megkérdezettek harmada vállalna el – konfliktuskerülési céllal – olyan jellegű ügyintézést is az ügyfél kérésére, amely nyilvánvalóan nem a könyvelői feladatok közé tartozik, mint például parkolási bírság ügyintézését a céges autóra.

60 százalékuk heti szinten 10 óránál is többet, azaz a munkaidő több mint egynegyedét tölti a számlaadatok rögzítésével, de egyharmaduk számára a munkaidő több mint fele ezzel telik.

A digitalizációval pedig pont az ilyen jellegű munkáknak inthetnek búcsút. Hiszen a szoftveres megoldások nem csak arra jók, hogy egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek el és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatják, ösztönzik a felhasználókat innovatív, hatékony megoldások keresésére. Az eBIZ-ben a könyvelők valós időben láthatják könyvelt cégeik kimenő- és bejövő számláit egyaránt, továbbá a netbanki összekötésnek köszönhetően a bankszámla történetet és kivonatot is! Így elkerülhetők a túlórák, a hétvégi munkanapok, mivel nem kell megvárni, míg az ügyfelek elviszik, a sokszor kifogásolható állapotban lévő számlákat.

Az új alkalmazott, a Digitális Pénzügyi Asszisztens

A bejövő számlákat már mobiltelefontról történő befotózással is fel lehet tölteni egy ilyen digitális pénzügyi rendszerbe, mint az eBIZ, amihez a könyvelők is hozzáférhetnek. Ezzel nemcsak a cég és könyvelője közti kapcsolattartás egyszerűsödik, de feleslegessé tesz sok olyan adatrögzítési feladatot is, ami ma a könyvelők idejének oroszlánrészét leköti.

Muszáj megvárni a kávépecsétes, összegyűrt számlákat?

A könyveléshez szükséges anyagok beszerzése például minden harmadik könyvelő esetében vesz el heti több mint 3 órát a munkaidőből, a könyvelési anyagok rögzítése pedig a megkérdezettek 2/3-ánál jelent 3 óránál nagyobb heti elfoglaltságot.

Az ügyfélkörrel való kapcsolattartás a könyvelők 2/3-ánál heti több mint 3 óra munkát jelent, de a jogszabályok, rendeletek követése is jelentős időt vesz el. A legtöbb időt ugyanakkor a bevallások, nyilatkozatok előkészítése és beküldése teszi ki.

Érdekes, hogy mindemellett a szakmai siker zálogaként legtöbben a megoldásközpontú gondolkodásmódot (64 százalék), a szabályismeretet (63 százalék) és a kreativitást (56 százalék) jelölték meg. (Több válasz is adható volt.) Miközben jól látszik, hogy az idejük nagy részében olyan automatizálható tevékenységeket végeznek, amelyek során említett képességüket aligha, vagy csak korlátozottan tudják kamatoztatni.

Ezért az olyan online számlázóprogram elterjedése, mint az OTP eBIZ, nem a könyvelők munkáját váltja ki, csak éppen átstrukturálja a munkavégzés menetét, hogy végsősoron több idő maradjon azoknak a képességeknek a kamatoztatására, amely egy könyvelőt valóban sikeressé tesz.