Könyvelőkből tanácsadók

Számos bejegyzésünk szól a könyvelési szakma digitalizálódásának legmarkánsabb hatásáról, azaz a tranzakciós könyvelés háttérbe szorulásáról és a tanácsadási kompetenciák előtérbe kerüléséről.

Jogosan merül fel a kérdés, hogyan “csináljunk” meglévő munkatársainkból tanácsadókat. Mit tegyünk azért, hogy azok az emberek, akik a tanácsadási folyamatokban eddig nem vettek részt hirtelen megszólaljanak, ráadásul olyan minőségben, ahogy azt ügyfelünk Tőlünk megszokhatta.

Ebben a cikkben összeszedtünk néhány tippet olyan kiváló könyvelőirodai ügyfeleintől, akik már digitalizációs folyamatokban előrébb tartanak és arra készülnek, hogyan hódítják meg a jövőben a tanácsadási piacot. Ha úgy érzed, ez még most korai, olvasd el először cikkünket, melyben olyan eszközöket mutatunk be, mellyel a könyvelőiroda hatékonysága növelhető.

A mostani cikkben bemutatott módszerek nem instantak, ne várjuk, hogy azok hatására azonnal tanácsadók vesznek minket körül, a lenti gondolatok azonban megszívlelendőek azoknak, akik ezen a platformon a jövőben versenyezni szeretnének az ügyfelek kegyeiért és a magasabb árbevételekért.

TIPP1: Teremtsd meg a tanulás kultúráját az irodádban

Tanulás, tanulás, tanulás. Nincs ennél fontosabb, de általában erre marad a legkevesebb idő.

A fenti állítás második része egy békéscsabai könyvelőiroda tulajdonosa szerint egyáltalán nem igaz. Szerintük, — ha jobban megnézzük — , a könyvelőirodák szakmai vezetői rengeteget járnak szakmai konferenciákra, Facebook csoportokat figyelnek, jogszabályokat bújnak tehát állandóan tanulnak, azaz van idejük erre.

A probléma inkább az, hogy a megszerzett tudást milyen módon lehet áramoltatni a szervezetben.

A tudás és annak átadása számos pozítív folyamatot indíthat el, megakadályozhatja a kiégést, motiváltá teheti a munkaerőt, és jó fényt vet magára a munkahelyre is. Nézzünk ezek közül párat.

• Konferencia után: Elmentél egy konferenciára? Szuper. Mi lenne ha utána egy 30–40 perces prezentáció keretében elmesélnéd, amit halottál. Benned is elmélyíti a tudást, és jót teszel vele munkatársaidnak is. Következő alkalommal mi lenne, ha nem Te mennél, hanem elküldenél valakit magad helyett. Persze prezentálni neki is kell.
• Céges wikipédia: ma már rengeteg technika létezik, mellyel a szervezetben felhalmozott tudást egy helyen tematizáltan gyűjtheted és bárkinek elérhetővé teheted. Használd ki a digitalizáció ezen eszközeit (saját) céges tudásbázis építésére. A tudásbázisban gyorsabban kereshettek, ráadásul az információ megléte magabiztosságot is kölcsönöz majd mindenkinek.
• Heti kötetlen beszélgetések: Péntekenként tarthatnátok 20–30 perces beszélgetéseket, ahol az iroda ügyfeleiről, üzleti problémákról, a mindennapokról, vagy akár trendekről, irányokról beszélgethettek szabadon.
• Blogok, hírlevelek: Egy jó könyvelőiroda ügyfeleit is felkészülten informálja, az ehhez szükséges tudásanyag előállítása azonban mindig macera. Mi lenne ha minden területnek lenne egy felelőse, akiknek időről időre — mondjuk két havonta - az adott témában publikálnia kellene egy írást? Így neked is rendelkezésedre áll a tartalom, miközben munkatársaid plusz tudáshoz jutnak. Az irásos anyagok elkészítése csiszolja a cég arculatát, a kommunikáció minőségét és tudatosabbá teszi az alkalmazottakat is később, akár egy ügyfélnek kiküldött egyszerű emailezés során.

Tipp2: Kitekintő szakmai látogatások

A könyvelő nemcsak könyvelő, és egyre kevésbé lesz az. A könyvelő egy dörzsölt üzletember, néha egy üzleti polihisztor. A jó könyvelőirodák vezetői nagyon sokszor képben vannak az üzleti trendekkel, olyanokkal is melyek nemcsak a könyvelés vagy adózás technológiai kérdéseit érintik. Miért ne adnád meg junior munkatársaidnak is ezt a látásmódot.

Ma már rengeteg meetup, ingyenes rendezvény, workshop létezik, ahol üzleti témákban rengeteg hasznos tudást, információt lehet összeszedni. Ha nem is túl gyakran, de miért ne szervezhetnél tanulmányi kirándulásokat, ügyféllátogatásokat, üzembejárásokat. A “tereppel” való testközeli érintkezés helyre teszi az üzleti folyamatokat munkatársaid fejében.

TIPP3: Ne egyedül tárgyalj!

Egy budapest iroda szakmai vezetőjének megszívlelendő tanácsa. “Soha ne menj egyedül ügyféltalálkozókra”. Nagyon nehéz erre rászokni, de amennyiben teheted vigyél valakit magaddal, lehetőleg mindig mást. Munkatársaidnak érteniük kell, hogy a könyvelési szakma nemcsak a monitorok előtt zajlik.

TIPP4: A riportokat ne Te készítsd!

Egyik ügyfelünk aszerint ad bónuszt a junior könyvelőinek, hogy hány riportot sikerül megcsinálniuk egy adott hónapban.

Vegyük észre itt egy nagyon összetett stratégiáról van szó, és nem csak arról, hogy a csepeli iroda az ügyfeleit 21. századi módon kívánja a könyvelési adatokról informálni.

(Egyszerű mérési tény, hogy egy egészséges ügyfélportfolióval rendelkező könyvelőiroda kliensei között is ma még csak maximum 10–15% azon ügyfelek aránya, akiket érdekel a könyvelésből származó adatok profi interpretálása.Ez náluk sincs másképp, de nem is ezért készítitetik el a jelentéseket a juniorokkal.)

Az ok ennél összetetteb, szeretnék ha az irodán belül mindenki értené, hogy a könyvelés nem “tartozikok” és “követelek” naplókban történő rögzítéséről szól, hanem egy sokkal absztraktabb ok miatt, mégpedig hogy a “nap végén” előálljon egy mérleg egy eredménykimutatás és egy cash flow, melyből az ügyfél akár üzleti döntéseket tud hozni.

Hány olyan főiskolán végzett pályakezdőt interjúztattunk már, akik sajnos nem tudták mi a különbség egy mérleg és egy eredménykimutatás között. Nem azért mert rosszul végezték el az egyetemet, vagy ezekre az órákra egyáltalán nem jártak volna, hanem egész egyszerűen azért nem, mert nem találkoztak ezekkel a jelentésekkel testközelből, számukra semmit nem jelentenek. A riportok elkészítése alatt a találkozás elkerülhetetlen és szépen lassan a bőrük alá is beférkőzik a tudás.

Tipp5: Értsék a munkatársaid az eladási folyamatot

Döntő jelentőségű lehet, hogy az irodádban értik, miből keletkezik a fizetés, és hogy azt valójában az ügyfél “adja”.

Az eladási folyamat bemutatása, az ügyfél akvirálás kérdései, buktatói, mindezek átbeszélése tudatosabbá teszik a kollégákat. Egy árajánlat megvitatása, az árképzés kérdései neked is rengeteg információt hordozhatnak, fény derülhet ilyenkor olyan problémákra is, melyek korrekciójával mindannyian jól jártok.